Новость »  Бизнес и финансы

06-02-2018
Автоматизация документооборота Кировского ГМУ на базе BPM-системы ELMA

Кировский государственный медицинский университет - крупнейший научно-образовательный и медицинский комплекс Кировской области. В 2015 году вуз начал проект автоматизации документооборота в системе управления бизнес-процессами ELMA. За три года сотрудники Кировского ГМУ совместно со специалистами компании-разработчика настроили в BPMS все основные процессы по обработке документов (регистрация, рассмотрение, согласование и пр.), реализовали электронное хранилище, реестр нормативных актов и внутренний портал коммуникации Университета. До внедрения системы документооборот вуза велся в ручном режиме.

При выборе ПО администрация Университета руководствовалась следующими критериями:

  • Простота настройки и использования решения для администратора и пользователей;
  • Доступ к системе через сеть Интернет;
  • Возможность обслуживания инструмента двумя-тремя специалистами;
  • Гибкость и широта функций.

На первом этапе проекта автоматизации специалисты Кировского ГМУ создали карточки документов, номенклатуру дел, реестр нормативных актов и электронное хранилище. В базу вошли как зарегистрированные документы, так и различные шаблоны, инструкции, справочники. На втором этапе для сотрудников Университета был организован внутренний портал, включивший ленту сообщений, списки задач, общие и индивидуальные календари.  

В системе автоматизированы стандартные процессы документооборота. На данный момент вся документация вуза ниже уровня «ректор-проектор» создается и маршрутизируется в электронном виде. За последние полтора года в системе обработано более 9 тыс. входящих и исходящих документов, порядка 5 тыс. распоряжений по основной деятельности и организации учебного процесса. Как отмечают сотрудники отдела документационного обеспечения Кировского ГМУ, оперативность документооборота увеличилась в разы.

Самыми востребованными процессами документооборота стали «Регистрация» и «Ознакомление». Благодаря их реализации каждое подразделение получило возможность самостоятельной регистрации служебных записок и обращений, своевременного получения актуальной информации.

Кроме того, важным этапом автоматизации стала настройка инструментов «Подбор документов на контроле» и «Формирование отчетов по исполнительской дисциплине». Они позволили без серьезных трудозатрат генерировать отчетные документы для руководства Университета и контролировать исполнительскую дисциплину.

Главными результатами проекта внедрения BPM-системы ELMA в Кировском ГМУ стали:

  • Автоматизация работы административного аппарата вуза;
  • Централизация регистрации документов;
  • Создание внутреннего портала для коммуникации работников Университета;
  • Улучшение исполнительской дисциплины и контроля выполнения поручений.    

По итогам анонимного анкетирования сотрудников Кировского ГМУ в 2017 году, благодаря внедрению системы ELMA значительно сократился бумажный документооборот, снизилось количество просроченных и потерянных документов, увеличилась ответственность работников и оперативность решения задач руководства.

Сотрудничество компании ELMA и Кировского ГМУ продолжается. В 2018 году администрация вуза планирует увеличение числа пользователей системы,  интеграцию ПО с другими ИТ-инструментами, расширение поля применения BPMS.



Шутова Светлана
EleWise
тел: 8 (3412) 93-66-93
факс: 8 (3412) 93-66-93
E-Mail: pr@elewise·com
сайт: http://elma-bpm.ru/


Ключевые слова и фразы:  ELMA BPM система бизнес-процесс автоматизация документооборота
 Официальные пресс-релизы компании EleWise с данным профилем

Рекомендовать друзьямРекомендовать друзьям

Поделиться с друзьями:

Поделитесь Вашей публикацией с друзьями в социальной сети, чтобы расширить круг читателей и заинтересованных лиц данным материалом.



Наши группы в социальной сети
присоединяйтесь к нам:






Добавить пресс-релиз




Газовое пожаротушение